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30 Sugestões para economizar no próximo evento da sua associação

Sem um planejamento adequado os itens podem ser extremamente dispendiosos

Aqui estão 30 aspectos a serem considerados quando se pretende economizar:

1. Familiarize-se com o seu orçamento
Antes mesmo de dar início a qualquer tipo de planejamento, conheça bem seu orçamento e divida-o em diferentes compartimentos (alimentos, local, etc.) para manter suas prioridades em ordem.

2. Planeje o seu evento com antecedência
Enquanto a procura ainda for limitada os fornecedores estarão mais dispostos a negociar preços, e poderão cobrar muito pouco ou até mesmo oferecer alguns “extras” sem qualquer custo.

3. Flexibilidade em relação às datas
Os preços variam muito de acordo com a época do ano, dia da semana e etc. Fique atento!

4. Obtenha pelo menos três estimativas das suas maiores despesas
Conte inclusive os números sobre o local do evento, bebidas, alimentos e serviços gráficos. Os fornecedores poderão oferecer preços melhores quando estão cientes de que estão competindo pela oportunidade. E você pode até se surpreender com a diferença nos preços oferecidos pelos mesmos serviços.

5. Pense localmente
A escolha de espaço, palestrantes e fornecedores locais pode resultar numa grande economia em termos de custos de viagens.

6. Considere uma parceria com um fornecedor de alimentos e bebidas promissor e que começa a se tornar conhecido
Se você tiver flexibilidade para escolher um fornecedor de fora, ofereça promover os serviços junto com o evento em troca de um abatimento. Mas não deixe de obter referências antes de se comprometer!

7. Considere a possibilidade de contratar um organizador de eventos
Embora, inicialmente, isto represente uma despesa adicional, a longo prazo muitas vezes a experiência que ele traz pode resultar em economia.
O organizador de eventos pode ajudá-lo a tomar imediatamente a decisão certa, conhecer os fornecedores que podem oferecer os contratos mais vantajosos e saber quando há mais espaço para negociar os preços.

8. Consiga o local sem qualquer custo
Muitos locais oferecem seus espaços sem custo se você atender aos requisitos mínimos de consumo de alimentos e bebidas. Não se esqueça de perguntar.

9. Limite a promoção do seu evento a e-mails, redes sociais e ao seu site
Crie uma estratégia de comunicação online que desperte interesse! Uma campanha eficiente pode evitar que você precise enviar materiais pelo correio, eliminando, assim, os custos de impressão e de postagem.

10. Reutilize materiais de eventos anteriores
O local escolhido para o evento possui itens de decoração para as mesas, toalhas de mesa e outros itens utilizados em outro evento e que estão em condições de serem reutilizados? Você pode economizar muito se puder utilizar alguns itens mais de uma vez.

11. Pague apenas pelo áudio/visual que você precisa
Esta é uma categoria de custo que pode aumentar rapidamente! Converse com o(s) seu(s) palestrante(s) e verifique do que necessita(m) antes de adquirir ou alugar mais equipamentos do que o necessário.

12. Sempre que puder escolha a mobilidade
Se para o seu evento você precisará de uma grande quantidade de materiais, você provavelmente poderá guardar os arquivos num drive na nuvem (ou até mesmo usar um aplicativo móvel em vez de mandar imprimir. Seus convidados agradecerão por não precisarem carregar pastas ou volumes pesados.

13. Pense sobre todos os eventos que realizou durante um ano
Seria mais econômico ter só alguns eventos grandes ou muitos eventos pequenos? Faça as contas, crie um cronograma e um orçamento que atenda às necessidades dos associados e que, em termos financeiros, faça sentido para a sua organização.

14. Se você receber cancelamentos de última hora
Transfira os custos para participações futuras. Isso vai eliminar reembolsos que não estavam previstos e que irão impactar seu resultado.

15. Use um tipo de papel mais barato para os seus programas
Muito provavelmente os seus participantes não estarão preocupados com a espessura dos materiais impressos, e isso pode representar uma grande economia.

16. Procure patrocinadores
Seus eventos dão acesso a um grande número de profissionais e as empresas gostam deste tipo de exposição – então elabore uma proposta e entre em contato com possíveis patrocinadores!

17. Adote o estilo buffet
Normalmente oferecer um buffet ao invés de servir à francesa é bem mais barato, tanto em termos de alimentos quanto de serviço.

18. Se você tiver um bar
Limite as bebidas a cerveja, vinho e talvez, um ou dois tipos de drink. Certamente haverá oportunidade de satisfazer a todos, sem o custo representado pelo consumo livre de bebidas.

19. Verifique as promoções para atividades em grupo
Se você tem passeios ou outros tipos de evento planejados, procure oportunidades de descontos para grupos.

20. Negocie tudo
Embora algumas vezes você possa se sentir desconfortável, essa é a regra para o planejamento de um evento. E, com frequência, haverá muito espaço para negociação de preços.

21. Considere os preços a granel
Por exemplo, o local do seu evento poderá também oferecer alimentos e bebidas, e equipamento audiovisual? Você vai realizar o evento em um hotel onde seus convidados vão se hospedar? Você terá mais espaço para negociar quando gasta mais com um determinado fornecedor.

22. Ofereça tempo livre aos participantes
Os participantes certamente gostariam de passear por conta própria e isso é ótimo porque você não vai precisar pagar a conta! Considere deixar as noites livres para que os participantes possam sair para jantar e conhecer a cidade. Não se esqueça de oferecer—sugestões com preços razoáveis!

23. Considere adquirir os equipamentos de audiovisual que você poderá utilizar mais de uma vez
Muitas vezes o custo do aluguel pode equivaler ao custo da aquisição. Certifique-se de ter um plano B caso algum equipamento quebre ou não funcione corretamente.

24. Pense verde
Considere as oportunidades de economia de custo que possam também ajudar o meio ambiente. Por exemplo, ofereça refrigeradores de água ao invés de água e refrigerantes engarrafados. Você vai economizar, e muitos participantes irão apreciar a sua abordagem verde!

25. Planeje vários eventos ao mesmo tempo
Você vai ter quatro eventos este ano? Contrate os mesmos fornecedores para vários eventos, e assim obterá maiores descontos.

26. Use copos menores para as bebidas
Isso pode parecer uma bobagem, mas 3.5 litros de café podem custar até $100 nas grandes áreas metropolitanas. Você poderá economizar bastante usando copinhos descartáveis para café menores.

27. À tarde ofereça um doce ou lanche
Muitas pessoas não comem sobremesa na hora do almoço, então reservar um doce ou lanche para oferecer à tarde pode ser uma forma prática de satisfazer seus convidados que já estão começando a ficar com fome novamente. Para maior conveniência convide os participantes a se servirem por conta própria!

28. Solicite que o custo do uso de internet seja reduzido ou até oferecido gratuitamente
Este é um item que os espaços frequentemente concordam em oferecer com desconto.

29. Sempre que puder recorra a voluntários
Ao invés de contratar externamente, peça ajuda aos seus membros. Em troca você poderá oferecer inscrição grátis ou com desconto (ou algum outro tipo de benefício).

30. Aumente a receita
Venda livros escritos pelos palestrantes com direito a uma porcentagem, produza apresentações do evento online que possam ser assistidas mediante o pagamento de uma taxa, etc.

Existem milhares de formas de acrescentar fontes de receita alternativas para contrabalançar os custos do seu evento, mas sem aumentar os custos dos participantes!

Um planejamento bem-sucedido para o seu evento (e, especialmente não estourar o orçamento) é uma questão de detalhes.

Conteúdo original: Member Clicks Blog