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Eventos híbridos: a receita para inovar e alcançar mais participantes

Ferramentas de transmissão online são potentes soluções para organizações

Há pouco tempo o medo dos organizadores em abrir canais de transmissão online em eventos representava um grande obstáculo. Hoje, o mito da pouca aderência aos encontros presenciais foi substituído por uma solução que ocasiona o crescimento dos participantes. Os eventos híbridos já demonstram ser uma ponte diferenciada para aumentar o alcance ao público.

Eventos híbridos se transformaram em uma constante alternativa para diferentes conferências e congressos. Diante de desencontros de agendas, diferentes localidades ou mesmo da indisponibilidade de participantes e palestrantes, esta opção torna a proposta do evento associativo cada vez mais interessante para visitantes online e offline.

Iniciar uma desmistificação de eventos híbridos se faz necessário. Por isso, entenda o que é e como se realiza um evento híbrido.

São aqueles acontecem presencialmente em um determinado espaço, e além disso são complementados com transmissões online. Podem ser usados recursos de transmissão ao vivo, acesso ao conteúdo sob demanda durante e/ou após o evento, e a oportunidade de abrir inscrições previamente para diferentes sessões.

Em 2012, um estudo da MPI (Meeting Professionals International Foundation) traçou algumas definições sobre o que o público espera de apresentações híbridas em eventos.

Uma pesquisa com aproximadamente 1.800 participantes, envolvendo profissionais, participantes de eventos, vendedores de tecnologia e consultores auxiliou a formar um guia para iniciantes nesta prática.
Na época, Samuel J. Smith, presidente da Interactive Meeting Technology, divulgou um webinar para compartilhar alguns dados sobre os eventos híbridos. Estas informações podem auxiliar a entender melhor as possibilidades deste recurso.

De acordo com Smith:
– 70% dos respondentes sentem que encontros híbridos serão importantes para o futuro dos eventos no futuro.
– 50% nunca organizou um evento híbrido e 25% nunca respondeu ou ajudou a organizar um evento híbrido.
– A tecnologia é apenas uma parte desta equação. Smith afirma que “quando você inclui pessoas, processos e tecnologia juntos, é quando tem um bom resultado”.

De 2012 para cá, a popularidade destes eventos tem aumentado significativamente. Para apostar neste recurso e melhorar o desempenho de seu próximo evento, conheça cinco pontos focais dos eventos híbridos:

Melhoram a experiência do participante
Este recurso vai além das possibilidades de assistir palestras em qualquer lugar do mundo. Eventos híbridos também tornam possível assimilar o conteúdo do evento como um todo. Por mais que o visitante tente assistir ao máximo de palestras possíveis, muitas vezes há muito mais oferta de temas do que tempo para acompanha-las. Assim, apostar em eventos híbridos torna possível acessar a sessões perdidas ou mesmo revisar os conteúdos que foram presenciados anteriormente.

Ampliam o ciclo de vida de suas principais mensagens
Problemas com a falta de tempo ou mesmo com a impossibilidade de participar do evento não são mais obstáculos. Palestrantes, visitantes e outras pessoas que não puderem estar nos dias do evento, podem revisar e assistir os temas muito tempo após as sessões do evento físico.

A sua mensagem será marcada como sinônimo de autoridade e gerando credibilidade fora do período de realização do evento, ou seja, as mensagens e conteúdos podem alcançar ainda mais pessoas durante uma quantidade de tempo considerável. Leve em consideração a importância da reputação de sua entidade atrelada ao conhecimento e ao estímulo ao aprendizado constante.

Tempo e custo-benefício
Tempo e dinheiro são preciosos. Entidades sem fins lucrativos devem priorizar constantemente suas atividades buscando focar na produtividade com custos-benefícios satisfatórios. Com isso, há casos de restrições de viagens e de cortes orçamentários que dificultam a presença de representantes em eventos.
Neste cenário, os eventos híbridos podem certamente agilizar a troca de mensagens entre as reuniões durante o planejamento e mesmo durante a realização da conferência.

Além de atribuir um enfoque tecnológico, com a participação destes protagonistas por videoconferência, é possível agilizar o tempo e usar os recursos financeiros de forma mais direcionada e planejada.

Novos fluxos de receita
Sua associação pode estabelecer custos distintos para que participantes tenham acesso a todo o conteúdo do evento ou a grupos de sessões distintos. A cada categoria, podem ser inclusos mais conteúdos relevantes, maior acesso a sessões, a palestrantes renomados, a tópicos especializados e em alta.

Sustentabilidade
Baseado no tripé da sustentabilidade econômica, social e ambiental, a aposta em eventos híbridos representa uma alternativa em comum para todas as vertentes. Tanto na redução de custos com viagens e hotéis, quanto na inclusão de participantes de diversas partes do globo e na exclusão do uso de materiais impressos e de carbono devido às viagens.

Eventos híbridos abrangem toda esta gama de possibilidades em uma fórmula assertiva. Decidir usar os recursos digitais para complementar eventos presenciais é uma tendência cada vez maior, por isso há sempre um novo método a descobrir e também a aprimorar.

Comece fazendo o teste em reuniões com associados e até mesmo entre os comitês decisórios de sua organização. A partir daí um novo horizonte de possibilidades será visível para os eventos de sua associação.

Fontes:
MCI Group Genebra
By Cathie Cusin, Chief Operating Officer, Europe & Vice President, Meetings & Events

BizBash
By Mitra Sorrells