TOP 5 Questões que precisam ser discutidas sobre a retomada dos eventos presenciais em um cenário com COVID-19


Neste momento, algumas dúvidas surgem em mente e merecem serem discutidas, uma vez que a pandemia se mantém e aprender a conviver com o COVID-19 será o novo real até o surgimento de uma vacina eficaz. Se, quando e como trazer de volta eventos presenciais são umas dessas questões.

À medida que o retorno das reuniões e conferências presenciais está sendo discutido pelas associações, ao mesmo tempo que eventos virtuais estão sendo planejados e realizados, alguns pontos de alerta estão surgindo na mente dos profissionais das associações e merecem ser discutidos, até do ponto de vista de responsabilidade legal e mitigação. Aqui estão cinco perguntas-chave sobre a mitigação da responsabilidade legal para a retomada das reuniões presenciais.

#1 – O que a associação deve fazer para mitigar o risco de responsabilidade em relação a reuniões presenciais futuras, especialmente se um ou mais dos participantes ou funcionários contraírem o coronavírus nessas reuniões?

Em geral, para este tipo de responsabilidade, aplica-se um padrão de negligência. Em outras palavras, a questão principal é se a associação cumpriu o protocolo de cuidado vigente para fornecer um ambiente razoavelmente seguro e saudável para seus participantes. Esse padrão de cuidado está evoluindo e deve seguir o determinado com base em orientações governamentais estaduais e locais aplicáveis, orientações federais não vinculantes, mas convincentes e as melhores práticas da indústria.

Se a associação puder demonstrar que cumpriu todos ou a maioria dos requisitos estipulados pelos protocolos de saúde e segurança dos fatores que estavam sob seu controle — e que fez tudo o que pôde para garantir que o local do evento fizesse o mesmo — então seria difícil para um participante que contraiu o COVID-19 no evento responsabilizar a associação por negligência.

Note que, embora o local certamente tenha uma responsabilidade compartilhada em fornecer um ambiente seguro e saudável para os participantes, os locais têm pressionado as tentativas das associação em obrigá-los contratualmente a assumir essas amplas responsabilidades. No entanto, procure fazer com que o local concorde por escrito em assumir — e pagar — uma lista específica e apropriada de medidas de saúde e segurança. Isso ajudará a proteger os participantes e mitigar o risco de negligência da associação.

#2 – A associação deve exigir que todos os participantes concordem com a liberação e renúncia de responsabilidade, assumindo o risco de comparecimento e concordando em não responsabilizar a organização se contraírem o vírus no evento?

Mesmo sendo regularmente contestadas, e anuladas pelos tribunais, estas declarações podem ajudar a minimizar os danos, desde que a associação cumpra com os requisitos dos protocolos de segurança. Estas declarações não prejudicam do ponto de vista legal da gestão de riscos, e pode ajudar, mas não servirão de nada se o participante for prejudicado por comprovada negligência da associação.

Uma sugestão interessante seria considerar o uso de um termo pelo qual os participantes concordam em tomar as precauções específicas durante o evento — como usar uma máscara em todos os momentos em áreas públicas, garantir o distanciamento social adequado e evitar ambientes de risco como bares lotados — e também concordam em não comparecer se estiverem doentes ou tiveram exposição recente a um caso COVID-19, além da renúncia de responsabilidade.

É bom deixar claro, as renúncias não substituem a associação e o local do evento da obrigação de realizar as medidas necessárias de saúde e segurança.

#3 – Se alguém fizer uma reclamação contra a associação em conexão com as próximas reuniões presenciais, a cobertura de seguro protegerá?

Se um participante ou funcionário fizer uma reclamação de que contraiu o vírus em um evento devido à negligência da associação, a responsabilidade geral comercial e as apólices de seguro de compensação dos trabalhadores podem, no mínimo, fornecer uma defesa legal. Versões padrão anteriores dessas polícias não continham exclusões para alegações relacionadas a doenças transmissíveis, mas algumas políticas de responsabilidade geral comercial recém-emitidas continham endossamentos inegociáveis, excluindo a cobertura para tais alegações.

É esperado que essa tendência continue.

Se as seguradoras cobriam o custo de julgamentos ou acordos é uma história diferente, em parte porque é difícil provar causalidade. Antes da reunião, se possível, tente fazer com que o local nomeie a associação como um segurado adicional em sua apólice de seguro de responsabilidade geral comercial. A cobertura é específica da apólice, no entanto, por isso é prudente perguntar ao corretor de seguros sobre o escopo de cobertura com antecedência.

#4 – Se a decisão for prosseguir com reuniões presenciais em um futuro próximo, será necessário fazer alguma alteração nos contratos de reunião existentes para mitigar riscos legais e financeiros?

Sim, com a retomada dos eventos presenciais, é fundamental alterar os contratos de reunião para garantir o cumprimento das diretrizes e mandatos de distanciamento social, bem como fazer reduções proporcionais nos mínimos de quartos e alimentos e bebidas, penalidades de atrito e cancelamento. Reduções significativas no número de participantes serão necessárias para acomodar os requisitos de distanciamento social — a menos, é claro, que o local possa fornecer o espaço de reunião adicional necessário (sem custo adicional).

Os locais de eventos devem cumprir os requisitos de distanciamento social, seja provenientes de protocolos estaduais e locais ou orientação federal. Em praticamente todos os casos, isso exigirá alterações nos contratos existentes. Se o local não puder ou não estiver disposto a fazer as acomodações necessárias, ele pode, sem dúvida, estar em “quebra antecipada de contrato”, proporcionando uma oportunidade para que a associação seja liberada de suas obrigações contratuais.

Certifique-se de entender os protocolos estaduais e locais específicos aplicáveis à reunião quando iniciar as negociações com o local.

#5 – Como a estratégia e análise das associações cancelando ou adiando reuniões presenciais mudou desde os primeiros dias da pandemia?

Os desafios de cancelamento para as associações não parecem estar desaparecendo tão cedo. A estratégia primária de utilização das cláusulas de força maior na reunião de contratos para obtenção de cancelamentos sem penalidades ainda está em jogo, e para muitas associações este continua sendo o resultado desejado.

Hotéis e centros de convenções geralmente realizarão a análise da força maior a partir da data do cancelamento, efetivamente bloqueando as condições que existem nessa data. Portanto, você deve fornecer aviso por escrito — detalhando todas as razões que suportam a rescisão da força maior — o mais próximo possível das datas do evento (idealmente não mais do que 60 a 90 dias antes). Fatores como a linguagem específica da cláusula de força maior, restrições governamentais estaduais e locais em grandes reuniões na localização da reunião, admoestações do governo federal contra grandes encontros e a incapacidade (não apenas de falta de vontade) de um grande número de seus potenciais participantes de viajar para a reunião são importantes, mas o momento do cancelamento permanece de longe o fator mais crítico.

Com a maioria dos estados, cidades e municipios engajados em uma reabertura gradual de suas economias — e alguns recuando da reabertura por causa de um aumento de casos — tornou-se mais difícil avaliar quando reuniões maiores de associação serão permitidas na maioria dos lugares. Para reuniões que estão mais distantes, continua a ser uma estratégia viável negociar com o local para cancelar agora e, em seguida, realizar uma reunião futura em troca de uma redução ou eliminação de penalidades de cancelamento. Se fizer isso, tente evitar o pagamento de depósitos, especialmente os grandes, adiantados.

No mais, é torcer para que este período de incertezas passe o mais rápido possível para que todos possam retornar às atividades da melhor forma possível.